Jak niszczyć dokumentację niearchiwalną?

Papier jest obecnie jednym z najczęściej wykorzystywanym surowców. Przydaje się nie tylko do produkcji książek, magazynów, czasopism, ale też dokumentów księgowych. Materiały, które będą następnie przeznaczone do utylizacji, dzieli się na dokumentację archiwalną i niearchiwalną. Druga grupa nadaje się do utylizacji, która musi być jednak przeprowadzona w określony sposób. Jaki?

Czym jest dokumentacja niearchiwalna?

Dokumentacja niearchiwalna to przede wszystkim różne akta i dokumenty o charakterze manipulacyjnym. Ich żywotność jest ograniczona – po upływie czasu przechowywania zostaną wybrakowane i przeznaczone do zniszczenia. Materiały niearchiwalne przynależą do zasobu zniszczenia (kategoria B po upływie przydzielonego okresu) lub zasobu archiwalnego (kategoria B przed upływem i po zmianie prawnego okresu).

Niszczenie dokumentów niearchiwalnych może się odbyć w sposób doraźny (przy małych ilościach można wyznaczyć osobę, która będzie wykonywać utylizację, oraz kupić niszczarkę dokumentów o właściwych parametrach). Spore ilości takich materiałów wymagają skorzystania z usługi niszczenia dokumentów. Wybrana firma musi dysponować papierami i certyfikatami, które podkreślają gwarancję jej usług, oraz doświadczenie w branży. Przedsiębiorstwo Forest z Tych zajmuje się precyzyjnym niszczeniem dokumentów bez ryzyka ujawnienia poufnych informacji o działalności klientów.

Jakie dokumenty można niszczyć?

Dokumenty oznacza się różnymi symbolami. Najczęściej mamy do czynienia z ważnymi materiałami archiwalnymi kategorii B, które można zniszczyć dopiero po określonym czasie (przypisanym do kategorii). Ów czas przypisuje się często przez dodanie liczby lub cyfry do danej litery. Przykładowo: symbol B10 odznacza, że dana dokumentacja można zostać wybrakowana i zniszczona po 10 latach od początku nowego roku kalendarzowego. Dokumenty księgowe (dokumentacja archiwalna) można zatem zutylizować, ale dopiero po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Symbol „BE” (wraz z cyfrą arabską) oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania musi zostać poddana ekspertyzie przez archiwum państwowe. Dopiero owa instytucja może dokonać zmiany kategorii (włącznie z uznaniem papierów za materiały archiwalne, a zatem niezdatne do utylizacji).

Symbol „Bc” natomiast oznacza dokumentację o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym (np. podręczniki szkolne, które służą przez rok akademicki/szkolny). Po danym okresie takie dokumenty powinno przekazać się do skupu makulatury.

Do utylizacji przeznaczone są także drobne papiery, niechronione prawnie, np. broszury, ulotki, katalogi.