Wdrożenie RODO w firmie. Krok po kroku

Spis treści

• Krok pierwszy: podział obowiązków
• Krok drugi: audyt bezpieczeństwa danych i kontrola dokumentów
• Krok trzeci: analiza ryzyka i środki bezpieczeństwa

Wdrożenie RODO w firmie to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Za złamanie zasad ochrony danych osobowych grożą surowe kary finansowe. Nie istnieją jednak jednolite wytyczne ani instrukcje wprowadzania RODO. Stosowne procedury i dokumenty zgodne z Rozporządzeniem przedsiębiorca musi opracować samodzielnie. Podpowiadamy, jak to zrobić i do kogo zwrócić się o pomoc.

Krok pierwszy: podział obowiązków

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej to właściciel firmy odpowiedzialny jest za ochronę danych osobowych. W większych firmach warto powierzyć poszczególne funkcje wyznaczonym pracownikom. Przed przystąpieniem do opracowania procedur trzeba zastanowić się, czy nawiązać współpracę w tym zakresie z zewnętrzną firmą. Jak tłumaczą prawnicy z Kancelarii Radców Prawnych Murdza Poznańska Murdza sp. p. z Lublina przy wdrażaniu RODO w firmie warto zwrócić się do specjalistów z zakresu prawa gospodarczego. Adwokat lub radca prawny może pełnić funkcję Inspektora Danych Osobowych. Będzie również służył wsparciem na pozostałych etapach wdrażania RODO.

Przeczytaj również: Jak windykować należności od firmy postawionej w stan upadłości?

Krok drugi: audyt bezpieczeństwa danych i kontrola dokumentów

Jeśli dopiero zakładasz firmę, zadbaj o to, by wszystkie tworzone dokumenty były zgodne z zasadami RODO. Przygotuj odpowiednie wzory umów z klientami, a jeżeli działasz nie tylko stacjonarnie, ale i w sieci, także regulamin korzystania z witryny oraz politykę plików cookie. W przedsiębiorstwach już istniejących konieczna będzie weryfikacja wszystkich dokumentów pod kątem zgodności z Rozporządzeniem. W tym celu przeprowadza się audyt bezpieczeństwa danych osobowych. Ten etap wdrażania RODO najlepiej będzie zlecić kancelarii prawnej.

Przeczytaj również: Jak poprawnie skonstruować pozew o rozwód?

Krok trzeci: analiza ryzyka i środki bezpieczeństwa

Analiza ryzyka polega na ocenie i wyszczególnieniu możliwych czynników, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu przechowywanych danych osobowych. Jej opracowanie jest konieczne, aby można było wprowadzić procedury mające na celu ochronę cyfrowych lub papierowych dokumentów. Ponieważ RODO nie zawiera szczegółowych wytycznych, dokument określający środki bezpieczeństwa musisz sporządzić samodzielnie lub z pomocą prawnika. Pamiętaj, aby dobrać je w sposób adekwatny do rodzaju przechowywanych danych, wykorzystywanych nośników oraz możliwych zagrożeń. Jeśli wprowadzasz RODO w swojej firmie, nie zapomnij też o przeszkoleniu pracowników z tego zakresu.

Przeczytaj również: Kto odpowiada za transport odpadów komunalnych?