W jakich sytuacjach używa się podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który poświadczony jest specjalnym certyfikatem umożliwiającym weryfikację osoby korzystającej z niego. Ma zatem taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Za pomocą podpisu kwalifikowanego można na przykład zawierać umowy na odległość. Co ważne, podpis elektroniczny jest ściśle powiązany z danymi, do których został nadany, co znacznie ułatwia proces identyfikacji.

Skąd wziąć podpis kwalifikowany?

Polecenie złożenia podpisu elektronicznego oznacza obliczenie skrótu podpisywanego dokumentu, który określany jest indywidualnie dla każdej transakcji. Z użyciem specjalnego oprogramowania dokument jest szyfrowany kluczem prywatnym, a następnie wysyłany do adresata.

Podpis kwalifikowany trzeba wykupić u jednego z certyfikowanych dostawców, których listę można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. W skład zestawu wchodzą karta kryptograficzna z zapisem certyfikatu kwalifikowanego, czytnik kart służący do podłączenia do komputera i oprogramowanie, które trzeba zainstalować. Okres, na jaki nadawany jest podpis elektroniczny, może wynosić od roku do trzech lat, dlatego też cena podpisu nie zawsze jest taka sama.

Rozwiązań prawnych i technicznych z zakresu podpisu kwalifikowanego dostarcza firma PC Solutions ze Złotowa, która oferuje wsparcie we wdrażaniu certyfikatu klientom z regionu oraz z terenu całej Polski. Firma jest autoryzowanym partnerem handlowym firmy Eurocert i pełni funkcję oficjalnego weryfikatora podpisów. Wymogi, jakie należy spełnić przy ubieganiu się o certyfikat, reguluje unijne rozporządzenie eIDAS z 2014 roku.

Kiedy można używać podpisu kwalifikowanego?

Jak wspomniano wcześniej, podpis kwalifikowany ma tę samą moc co podpis własnoręczny, a zatem w wielu sytuacjach znacznie przyspiesza identyfikację i załatwianie różnych spraw na odległość lub za pośrednictwem internetu. Podpis elektroniczny można używać do składania e-deklaracji podatkowych i e-deklaracji ZUS, podpisywania faktur elektronicznych i umów oraz składania ofert w przetargach.

Podpis kwalifikowany staje się coraz popularniejszy zwłaszcza wśród przedsiębiorców, ponieważ ułatwia załatwianie różnych spraw urzędowych. Może być zastosowany przy wysyłaniu Jednolitych Plików Kontrolnych oraz sprawozdań finansowych do KRS. Za pomocą certyfikatu można potwierdzić tożsamość w czasie kontaktu z urzędami i komunikacji na platformie ePUAP oraz zawierać umowy cywilno-prawne na odległość.