Organizacja wyjazdowej konferencji krok po kroku

Planujesz wyjazd firmowy? Masz zamiar zorganizować konferencję wyjazdową? Musisz dokładnie przemyśleć każdy krok, aby uniknąć przykrych niespodzianek. Przygotowania do wyjazdu powinieneś rozpocząć już pół roku wcześniej, gdyż organizacja wymaga dopilnowania wielu spraw. Przede wszystkim musisz wybrać temat konferencji, sporządzić plan wyjazdu i wybrać miejsce pobytu. Przy tak dużej ilości rzeczy, prawidłowa organizacja to podstawa. Jak zorganizować konferencję wyjazdową krok po kroku i na co zwrócić szczególną uwagę?

Po pierwsze - temat i plan konferencji

Każda konferencja wyjazdowa musi mieć swój temat. Najlepiej, jeśli motyw przewodni będzie chwytliwy, powiązany i wywoła reakcję emocjonalną. Konferencja musi inspirować i stymulować rozmowę, a temat musi to utożsamiać. Dlatego właśnie trzeba skonstruować go w prosty sposób, który zachęci ludzi do uczestnictwa. Jeśli już wybierzemy temat, musimy skupić się na rozplanowaniu naszego budżetu. Posiadane pieniądze musimy wydać na miejsce spotkania oraz nocleg, transport, catering i nagłośnienie. W przypadku, gdy nie posiadamy wystarczającej kwoty na sfinansowanie konferencji, musimy poszukać sponsora. Zacznijmy od znalezienia firmy, która wspiera finansowo podobne tematycznie wydarzenia. Jeśli mamy już pieniądze, musimy zdecydować, kiedy ma odbyć się nasza konferencja oraz jak długo będzie trwać. Jak mówi specjalista z hotelu belami-zakopane.pl :

W przypadku wydarzenia organizowanego na mniej niż 300 uczestników, wystarczy jeden dzień. Jeśli w konferencji będzie uczestniczyć więcej osób, niezbędne będą dwa pełne dni przygotowań.

Najlepszym terminem na zorganizowanie tego typu wydarzenia jest czwartek lub piątek, szczególnie między marcem i czerwcem oraz wrześniem i listopadem, gdyż unikniemy wtedy sezonu wakacyjnego, gdzie większość osób ma plany prywatne.

Zarezerwuj salę konferencyjną i catering

Skoro już mamy zaplanowane główne punkty konferencji, musimy skupić się na rezerwacji miejsca, gdzie odbędzie się wydarzenie. Najtańsze są kampusy akademickie, jednak nadają się one jedynie na mniejsze konferencje. Doskonałym wyborem będą więc hotele konferencyjne, w których można zarówno nocować, jak i urządzić wydarzenie. Pamiętajmy, że możemy negocjować cenę z każdym właścicielem takiego hotelu. Jeśli zarezerwowaliśmy już nocleg i salę konferencyjną możemy zająć się jedzeniem. Najczęściej jest tak, że hotel zapewnia swój catering, ale czasami trzeba znaleźć go samemu. Wtedy najlepiej jest postawić na lokalną firmę z dobrymi opiniami wśród znajomych lub w Internecie. Jeśli jednak nie mamy odpowiedniego budżetu, możemy zdecydować się na przekąski na słono lub słodko- kanapeczki, koreczki, babeczki, etc.