Onboarding jako jeden z kluczowych procesów w organizacji

Dlaczego onboarding jest jednym z kluczowych procesów w organizacji? Ponieważ z jednej strony ułatwia nowemu pracownikowi adaptację, z drugiej zaś pozwala na szybsze osiągnięcie zadowalającego poziomu efektywności – co przekłada się na lepsze wyniki finansowe firmy. Korzyści zyskują wszyscy, dlatego onboarding powinien składać się ze skoordynowanych i zaplanowanych działań uzupełnionych m.in. o bazę wiedzy.

Przyjrzyjmy się bliżej, jak powinien przebiegać etap wdrażania i jakie korzyści zyskuje zarówno nowo zatrudniony pracownik, jak i organizacja z prawidłowo przeprowadzonego procesu onboardingu.

Proces onboardingu zaczyna się już na etapie rekrutacji

Co ważne, nie ma jednego, idealnego schematu przeprowadzenia onboardingu – dlatego każda firma może zaprojektować własny, unikalny proces wdrożenia. Warto jednak podkreślić, że istnieją wytyczne, które pozwolą na stworzenie procesu onboardingu przyjaznego dla pracownika, a jednocześnie skutecznego – choć w jego ramach mogą znaleźć się dowolne działania.

Po pierwsze, onboarding zaczyna się już na etapie poszukiwania kandydatów do pracy. Choć mogłoby się wydawać, że wdrożenie rozpoczyna się po zatrudnieniu, w szeroki zakres onboardingu wpisują się również działania prowadzone na etapie rekrutacji. To zarówno dobrze sporządzone ogłoszenie, jak i wyczerpująca rozmowa kwalifikacyjna. Pomóc może wcześniej wdrożona baza wiedzy, dzięki której potencjalny kandydat znajdzie szczegółowe informacje dotyczące działalności firmy, co zmniejszy liczbę potencjalnych pytań i wątpliwości. Tym samym organizacja będzie sprawiała wrażenie dobrze zarządzanego podmiotu, a więc idealnego pracodawcy – co ma szczególne znaczenie dla firm, które zmagają się z wysokim wskaźnikiem rotacji.

Etapy onboardingu w organizacji

Kolejne etapy onboardingu są realizowane już po zatrudnieniu. Są to: szkolenia z zakresu procedur oraz te wymagane przepisami prawa (RODO, BHP), przygotowanie dokumentacji kadrowej, skierowanie na badania lekarskie, przygotowanie stanowiska pracy, ale również opracowanie harmonogramu wdrożenia, poinformowanie o rozpoczęciu szkoleń, przygotowanie materiałów szkoleniowych, a także wyznaczenie osób prowadzących. Równie ważne, co obowiązkowe szkolenia, jest przeprowadzenie integracji z innymi pracownikami, a także przekazanie nieformalnych zasad współpracy oraz... tak prozaicznych czynności jak obsługa ekspresu do kawy. Dzięki temu znacznie zmniejszy się poziom stresu związany z koniecznością aklimatyzacji w nowym miejscu pracy.

Proces onboardingu dobrze jest zaplanować wcześniej, przygotowując plan wdrożenia. Należy pamiętać, że jest to proces długotrwały, który może trwać nawet kilka miesięcy. Aby ułatwić sobie zadanie wdrożenia nowych pracowników, można skorzystać z narzędzi, które systematyzują wiedzę na temat działania organizacji: wspomnianą już bazę wiedzy lub bibliotekę procedur (wdrożenie obydwu usług w organizacji oferuje m.in. firma Nova Praxis). Nie należy jednak zapominać, że gotowe materiały nie zastąpią skutecznej komunikacji – choć kwestie formalne są niezwykle ważne, kluczem do sukcesu jest budowanie osobistych relacji. Dzięki temu zyskają wszyscy: zarówno nowy pracownik, jak i firma.

Korzyści z zaplanowanego procesu onboardingu

Skuteczny onboarding to większe poczucie przynależności do organizacji, przyspieszona adaptacja, a tym samym szybsza realizacja powierzonych zadań. Pełna efektywność uzyskiwana jest w możliwie najkrótszym czasie, a jednocześnie zmniejszenie stresu, poziomu zadowolenia i motywacji  u nowego pracownika, przyczyniają się do poprawy jakości wykonywanej przez niego pracy.

Rotacja jest mniejsza, natomiast retencja pracowników wyższa – co niesie korzyści dla przedsiębiorstwa, ponieważ częsta rotacja pracowników to spory problem organizacyjny. Tym samym, choć skuteczny onboarding wymaga czasu i środków, usystematyzowany proces wdrożenia ostatecznie przekłada się wyłącznie na zyski. Dlatego jest to jeden z kluczowych procesów, na który należy zwrócić szczególną uwagę – wysiłek włożony w prawidłowy onboarding pracowników z pewnością zwróci się z nawiązką.