Notarialne poświadczenie podpisu. Co to takiego?

Notarialne poświadczenie podpisu jest jednym z poświadczeń, jakie można uzyskać w kancelarii notarialnej. Dzięki niemu można wypełnić obowiązek sporządzenia dokumentu w formie pisemnej z podpisem poświadczonym notarialnie. Poświadczenie podpisu przez notariusza nadaje również podpisowi złożonemu na dokumencie wyższą rangę dowodową, przez co trudniejsze jest podważenie jego autentyczności czy momentu, w którym został sporządzony.

Dlaczego autentyczność podpisu jest tak ważna?

Najbardziej znanymi czynnościami wykonywanymi przez notariusza są akty notarialne, zwłaszcza te, których podpisywanie towarzyszy transakcjom związanym z dysponowaniem prawem do nieruchomości. Jednak w ramach usług notarialnych w kancelarii można również choćby udzielić pełnomocnictwa czy uzyskać wiele różnego rodzaju potwierdzeń. Jednym z najczęściej używanych jest notarialne poświadczenie podpisu.

Złożenie podpisu jest w wielu przypadkach niezbędnym elementem oświadczenia woli, które jest sporządzane w formie pisemnej. Przez podpisanie dokumentu następuje ostateczne potwierdzenie intencji wywołania ściśle określonych skutków prawnych, podpis jest jednocześnie traktowany jako potwierdzenie działania bez przymusu i z pełną świadomością skutków, choć w ramach czynności notarialnych te okoliczności są dodatkowo weryfikowane przez notariusza – wyjaśnia przedstawiciel kancelarii notarialnej, świadczącej pełen zakres usług notarialnych dla osób fizycznych i prawnych.

Podpis jest wymagany przy sporządzaniu dokumentu w formie pisemnej, ale również wówczas, gdy dana czynność wymaga formy szczególnej, a więc przy formie pisemnej z datą pewną, podpisem notarialnie poświadczonym, a także w formie aktu notarialnego. W zależności od rodzaju podpisywanego dokumentu i obowiązujących przepisów szczegółowych brak dochowania formy pisemnej może skutkować nieważnością czynności, niewywołaniem określonych skutków prawnych lub jedynie obniżeniem rangi dowodowej dokumentu.

Czynność będzie nieważna np. w razie niedochowania formy pisemnej przy udzielaniu pełnomocnictwa ogólnego lub przejęciu długu. Dla celów dowodowych forma pisemna jest wymagana m.in. przy zawieraniu umowy pożyczki o wartości przekraczającej 500 zł. Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym będzie niezbędna np. przy zbyciu udziałów w spółce, składaniu wzorów podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki w sądzie rejestrowym. Może też być niezbędna, jeśli taki zapis wynika z treści zawartej między stronami umowy.

Poświadczenie notarialne podpisu może być wykonane również wówczas, gdy nie jest wymagane, ani przez odpowiednie przepisy, ani przez treść dokumentu, którego dotyczy. Podobnie jak w przypadku spisywania różnych umów w formie aktu notarialnego poświadczony podpis może być używany do zwiększenia rangi dowodowej dokumentu. Poświadczenie notarialne minimalizuje bowiem niebezpieczeństwo, że ktoś będzie podważał prawdziwość podpisu.

Kiedy notariusz może poświadczyć podpis?

Poświadczenie podpisu przez notariusza może nastąpić w dwóch przypadkach. Będzie to możliwe zarówno przy złożeniu podpisu na dokumencie w obecności notariusza, jak i wskutek złożenia przed notariuszem oświadczenia przez zainteresowanego, że widniejący na danym dokumencie podpis należy do niego.

Przy poświadczaniu podpisu notariusz jest zobowiązany do ustalenia ponad wszelką wątpliwość tożsamości osoby, która składa swój podpis lub oświadcza, że podpis widniejący na dokumencie należy do niej. Co ważne, notariusz nie bada natomiast treści podpisywanego dokumentu. Taką czynność notariusz jest zobowiązany wykonać jedynie wówczas, gdy sporządza akt notarialny. Sam podpis poświadczony notarialnie nie jest więc ani gwarancją prawdziwości treści dokumentu, ani jego oryginalności.

Poza wzmianką o notarialnym poświadczeniu prawdziwości podpisu na dokumencie notariusz umieszcza zawsze datę i miejsce sporządzenia poświadczenia, a także swój podpis, pieczęć oraz nazwę kancelarii. Na wniosek klienta dokument może również zostać opatrzony godziną i minutą sporządzenia.

Możliwe jest również poświadczenie przez notariusza podpisu osoby, która chce dokonać czynności prawnej wymagającej formy pisemnej mimo tego, że nie jest w stanie złożyć własnoręcznego podpisu. Notariusz poświadcza wówczas podpis osób, które nie są w stanie złożyć ich na dokumencie samodzielnie, np. wskutek choroby, wieku czy odniesionych obrażeń. W takim przypadku na dokumencie w obecności notariusza zamiast zainteresowanego podpisuje się dowolna inna osoba, w tym pracownik kancelarii notarialnej, a podpis ten jest potwierdzany przez notariusza jako wyrażający wolę osoby, która nie może złożyć własnoręcznego podpisu. Tego rodzaju podpis może, jeśli to konieczne zostać również poświadczony notarialnie, na takich samych zasadach jak podpis własnoręczny, zarówno przez tego samego notariusza, który było obecny przy jego składaniu, jak i przez innego. Takiej samej procedurze może być też poddany tuszowy odcisk palca z dopisanym przez inną osobę imieniem i nazwiskiem.