Na czym polega uwierzytelnianie dokumentów?

Załatwiając sprawę w urzędzie lub innej placówce administracyjnej, trzeba złożyć kserokopie potrzebnej dokumentacji. Urzędnik musi mieć jednak pewność, że składane oświadczenia są zgodne z oryginalnymi. Aby uniknąć sytuacji, w których obywatel dołącza fałszywe pisma, stworzono przepis, który reguluje sprawę uwierzytelniania dokumentów. Potwierdzenie odpisów przebiega w ściśle określony sposób. Zobacz, jaki.

Co to jest uwierzytelnianie dokumentów?

Przepisy dotyczące dokumentów urzędowych znajdują się w kodeksie postępowania cywilnego. Według nich uwierzytelnianie dokumentów polega na umieszczeniu na akcie pieczątki z napisem „zgodność z oryginałem” oraz podpisu osoby uprawnionej.

Taki sposób potwierdzenia sprawia, że kopia uzyskuje tę samą moc prawną co oryginalny druk. Potwierdzenia o zgodności z oryginałem potrzebują przede wszystkim kserokopie:

• dokumentacji medycznej,
• aktów stanu cywilnego, w tym ślubu, urodzenia lub zgonu,
• potwierdzenia zakupu nieruchomości lub samochodu,
• tłumaczenia umów o pracę i dyplomów,
• dowodu osobistego.

W przypadku braku pieczęci i podpisu urzędnika kserokopia jest uznawana za nierzetelną i nie ma żadnej wartości prawnej.

Do czego potrzebne są uwierzytelnione dokumenty?

Uwierzytelnione kserokopie druków są niezbędne w wielu sytuacjach, np.:

• ubiegania się o odszkodowanie,
• wyjazdu za granicę,
• składania dokumentów w zagranicznych urzędach,
• kupowania domu lub samochodu za granicą,
• w postępowaniach sądowych.

Według prawa uwierzytelniony dokument musi być uznany przez instytucje administracyjne.  Urzędnik ma prawo mieć wgląd w dokumentację oryginalną, jednak nie może kwestionować prawdziwości potwierdzonego pisma.

Kto może uwierzytelnić dokumentację?

Jak podkreśla ekspert z Kancelarii Notarialnej Doroty Szuman-Krzych ze Szczecina: Prawo do potwierdzenia kserokopii mają wyłącznie wyznaczone osoby zaufania publicznego, wymienione w kodeksie.  

Wśród nich wymienia się:

• notariuszy,
• pracowników urzędu miasta lub gminy,
• prezesów i wiceprezesów sądu,
• tłumacz przysięgły, w momencie poświadczenia tłumaczenia,
• pracowników placówki medycznej.

Takie osoby mają pełne prawo do uwierzytelniania dokumentacji. Biorą na swoje barki odpowiedzialność za to, że okazany dokument jest zgodny z prawdą.

Kto nie może potwierdzić zgodności kopii z oryginałem?

Samodzielne potwierdzenie dokumentów urzędniczych byłoby świetną okazją do oszustw. Funkcjonariusze państwowi nierzadko mają do czynienia z przedstawianiem fałszywych dokumentacji, które zmieniają sytuację na korzyść danej osoby. Dlatego, mimo szczerych chęci, odpisu nie mogą uwierzytelnić np.:

• proboszcz parafii,
• małżonek,
• rodzic,
• druga strona postępowania,
• agent ubezpieczeniowy.

Uwierzytelnienie dokumentu nie kosztuje zbyt wiele, a dzięki temu można uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji.