Na czym polega różnica pomiędzy drukarką a kasą fiskalną? 

Najnowsze przepisy wprowadzają zmiany dotyczące tego, kto może być zwolniony z używania kas fiskalnych. Ich stosowanie staje się coraz bardziej powszechne, gdyż tylko nieliczni podatnicy będą od tego roku zwolnieni z obowiązku rejestrowania swojego obrotu. Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą i obsługuje klientów detalicznych, musi kupić odpowiednie urządzenie fiskalne. Jakie wybrać? Przedstawiamy różnice między drukarkami a kasami fiskalnymi.

Czym jest drukarka fiskalna?

Drukarka fiskalna jest to urządzenie rejestrujące przychody, które pochodzą z prowadzonej sprzedaży detalicznej. Aby można było jej legalnie używać, drukarka tego rodzaju musi mieć homologację. Ponadto jest ona urządzeniem, z którego nie można korzystać samodzielnie. Aby drukarka fiskalna mogła pracować, musi być podłączona do komputera, ponieważ jej zadanie polega tylko na rejestrowaniu oraz drukowaniu paragonów. Program zainstalowany na komputerze albo laptopie zbiera informacje dotyczące obrotu handlowego i to on rejestruje go w pamięci drukarki. Wystawianie paragonów oraz faktur odbywa się także przy użyciu oprogramowania sprzedażowo-magazynowego. Drukarka fiskalna jest jednym z elementów całego systemu sprzedażowego POS.

Niekwestionowaną zaletą korzystania z drukarki fiskalnej jest możliwość dostosowania odpowiedniego systemu sprzedażowo-magazynującego do rodzaju prowadzonej działalności. Niektóre działalności np. apteki polegają tylko na systemie sprzedażowym firmy Kamsoft S.A., do którego podpięta jest drukarka fiskalna w wersji aptecznej – mówi pracownik firmy  Kamex, która jest partnerem Kamsoft i oferuje urządzenia oraz systemy sprzedażowe do aptek.

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna w przeciwieństwie do drukarki fiskalnej to urządzenie rejestrujące, które może być wykorzystywane samodzielnie. Służy do wystawiania paragonów fiskalnych. Nie potrzebuje komputera do tego, aby wprowadzić do niej wszystkie niezbędne dane (np. bazę towarów lub usług). Można zaprogramować ją przy użyciu klawiatury znajdującej się w urządzeniu.

Niekwestionowaną zaletą korzystania z kasy fiskalnej jest jej niski koszt zakupu oraz eksploatacji w porównaniu do systemu sprzedażowego opartego na drukarce fiskalnej – dodaje pracownik firmy Kamex, która oferuje drukarki oraz kasy fiskalne marki Elzab, Novitus, Posnet, Aclas Polska, iPOS oraz systemy sprzedażowe Dotykacka, Insert, Comarch ERP, Wapro ERP i Kamsoft.

Kiedy lepszym wyborem jest kasa fiskalna, a kiedy drukarka fiskalna?

Jeżeli prowadzimy stosunkowo niewielką działalność, a liczba sprzedawanych przez nas towarów lub usług nie przekracza kilkudziesięciu pozycji, kasa fiskalna będzie doskonałym rozwiązaniem. Jeżeli prowadzona przez nas działalność jest większa, zatrudniamy pracowników, sprzedajemy większą liczbę towarów i chcemy mieć lepszą kontrolę nad rozchodem oraz prowadzić magazyn, to lepszym rozwiązaniem będzie stosowanie drukarki fiskalnej.

Program wgrany na zewnętrzny komputer jest sercem urządzenia. To w nim znajduje się baza naszych towarów albo usług i z jego pomocą możemy prowadzić też precyzyjną kontrolę rozchodów, a także przygotowywać raporty sprzedażowe, analizy oraz wystawiać faktury VAT. Drukarka fiskalna będzie lepszym wyjściem, jeżeli w naszej działalności chcemy stosować rabaty i promocje dla naszych klientów. Jeśli chcemy lepiej kontrolować naszych pracowników, to drukarka fiskalna w połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem również będzie korzystniejszym rozwiązaniem.