Kto i na jakich warunkach musi prowadzić pełną księgowość?

Pełna księgowość jest najbardziej skomplikowaną formą ewidencji zdarzeń gospodarczych. Według ustawy o rachunkowości, do jej prowadzenia są zobowiązane m.in. spółki handlowe (niezależnie od osiąganych przychodów), a także wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa, jeśli ich przychody przekroczą 2 mln euro. Kto jeszcze i na jakich warunkach musi prowadzić księgi rachunkowe? Przedstawiamy najważniejsze informacje.

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości od pierwszego dnia działalności

Według ustawy o rachunkowości, przedsiębiorstwa zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości od pierwszego dnia prowadzenia działalności to:

• spółki handlowe (osobowe i kapitałowe: z o.o., akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne),

• przedsiębiorstwa działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, funduszy emerytalnych, funduszach inwestycyjnych, towarzystwa ubezpieczeniowe, kasy oszczędnościowo-kredytowe,

• gminy, powiaty, województwa oraz ich związki,

• oddziały i przedstawicielstwa firm zagranicznych.

Jeżeli firma nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, może zdecydować się na inną formę ewidencji działań gospodarczych (np. na księgę przychodów i rozchodów). Jednak co ważne, w niektórych sytuacjach niezbędne jest przejście z ewidencji uproszczonej na pełną księgowość.

Kto i kiedy musi przejść na pełną księgowość z ewidencji uproszczonej?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe także dla firm, które otrzymują dotacje lub subwencje z budżetu państwa albo samorządów terytorialnych, jednak nie od początku prowadzenia działalności, a od początku roku obrotowego, w którym te fundusze zostały przyznane. Podobnie jest w przypadku firm, których przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły w przeliczeniu na złotówki 2 miliony euro. Wówczas muszą one przejść na pełną księgowość wraz z rozpoczęciem nowego roku obrotowego – nie ma możliwości przejścia z małej księgowości na księgi rachunkowe w trakcie trwania roku podatkowego.

Zasady prowadzenia pełnej księgowości

Zapisy księgowe powinny być dokonywane na bieżąco, rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie. To ważne, aby jasno przedstawiały sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa. Księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat od momentu końca roku, w którym upłynął termin zapłacenia podatku. Jeśli księgowość prowadzona jest poza siedzibą firmy (np. poprzez biuro rachunkowe – w Łodzi taką usługę oferuje m.in. ABM Consulting), konieczne jest poinformowanie o tym fakcie właściwego Urzędu Skarbowego.