Jak zorganizować wyjazd pracowników na delegację zagraniczną?

Planujesz wysłać swoich pracowników do innego oddziału firmy? A może zmieniasz ich miejsce pracy cyklicznie? W każdej z tych sytuacji konieczne jest zorganizowanie podróży. Kluczowe znaczenie ma jej cel, który wpływa na wybór środka transportu. Dobre zaplanowanie wyjazdu w delegację wymaga od Ciebie postawienia m.in. na sprawdzoną firmę transportową. Sprawdź najważniejsze podpowiedzi logistyczne przydatne przed podróżą!

Bezpieczeństwo pracowników i niższe koszty podczas wyjazdu w delegację

Zmiana miejsca pracy załogi niesie za sobą podjęcie kilku decyzji. Po pierwsze konieczne jest zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa podczas podróży. Liczy się komfort przejazdu lub przelotu i możliwie jak najszybsze dotarcie na miejsce. Ciekawą wskazówkę w kontekście organizacji podróży służbowej podaje przedstawiciel firmy EDBUS z Wrocławia: „Sprawny przewóz pracowników wraz z ich podstawowym wyposażeniem zwykle bazuje na wykorzystaniu busów pasażerskich”. Tego typu pojazdy najczęściej mogą zabrać kilkanaście osób wraz z niezbędnymi akcesoriami i bagażem osobistym. Przejazdy busami lub autokarami mają ogromne znaczenie również pod kątem obniżenia kosztów. Pracodawca może oddelegować pracowników do innej lokalizacji i zasugerować podróż własnym autem. Jednak w takiej sytuacji przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Koszty diametralnie rosną wraz z ilością oddelegowanych pracowników, co mobilizuje do zorganizowania przewozu z firmą transportową.

O czym jeszcze należy pamiętać przy organizacji wyjazdu służbowego?

Oczywiście wynajem autobusów z kierowcą we Wrocławiu to nie jedyny obowiązek pracodawcy. Musi on również zapewnić nocleg oraz wskazać dokładne miejsce wykonywania obowiązków służbowych. W delegacji pracownikom przysługuje dieta. Może ona być jednak obniżona o kilkadziesiąt procent, jeśli pracodawca zdecyduje się na zapewnienie konkretnych posiłków. Jedną z najważniejszych kwestii w planowaniu wyjazdu do pracy w delegacji jest zarządzanie czasem pracy. Zwykle podróż służbowa nie zalicza się do wynagrodzenia, zwłaszcza jeśli jej czas zamyka się w kilku godzinach. Przed wyruszeniem załogi do nowego miejsca warto przedstawić zatrudnionym wszelkie szczegóły wyjazdu i „dopiąć” dokumentację.