Jak się przygotować do kontroli PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy od 2009 roku kontroluje firmy transportowe, sprawdzając, czy nie dochodzi do uchybień między innymi dotyczących czasu pracy kierowców i innych zasad higieny i bezpieczeństwa pracy. Kontrole nie muszą być zapowiedziane, dlatego warto być na nie zawsze przygotowanym. Jak przebiega kontrola PIP, na co inspektorzy zwracają szczególną uwagę i czego należy się wystrzegać, by nie narazić się na karę pieniężną?

Jak przebiega kontrola Państwowej Inspekcji Pracy? 

Firma transportowa może trafić na celownik PIP m.in. w wyniku skargi pracownika lub gdy zachodzi podejrzenie nieprzestrzegania przepisów prawa pracy, na przykład w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Inspekcja nie musi być zapowiedziana, ale za każdym razem kontroler ma obowiązek okazania upoważnienia uprawniającego do jej przeprowadzenia. Standardowo kontrola obejmuje przejrzenie dokumentów, a także rozmowy z pracodawcą i pracownikami (przedstawicielem związków zawodowych). Cały proces może trwać nawet 8 tygodni i kończy się sporządzeniem protokołu.

Jakie dokumenty trzeba przygotować? 

Inspektor PIP ma prawo wglądu do całej dokumentacji prowadzonej przez przewoźnika, konieczne może być również udostępnienie mu pojazdów. Wśród najważniejszych dokumentów, które należy przygotować, znajdują się:

• karty ewidencji czasu pracy;
• imienne listy wypłacanego wynagrodzenia;
• potwierdzenie kwalifikacji zawodowych kierowców;
• aktualne badania lekarskie pracowników;
• akta osobowe zatrudnionych.

Ponadto kontroler może żądać dostępu do wszystkich dokumentów posiadanych przez pracodawcę, związanych ze świadczeniem pracy zarówno przez pracowników etatowych, jak i zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. 

Co zrobić, by inspektor PIP nie dopatrzył się nieprawidłowości? 

By uniknąć stresu związanego z kontrolą PIP, warto przestrzegać przepisów i skrupulatnie prowadzić dokumentację. Pomocą w tym zakresie służą wyspecjalizowane firmy takie jak MAWEX z Brzeska, oferująca kompleksowe usługi prowadzenia analizy i rozliczenia czasu pracy kierowców. Przewoźnik może zamówić ocenę ryzyka wystąpienia naruszeń i dowiedzieć się, czy w najbliższym czasie powinien spodziewać się kontroli oraz wychwycić ewentualne uchybienia i zawczasu im przeciwdziałać. W ten sposób szanse na pozytywny wynik audytu znacznie wzrastają, a właściciel firmy przewozowej może spać spokojnie.