Jak przygotować firmę do kontroli urzędowej?

Każdy przedsiębiorca z pewnością doświadczył nieprzyjemnego uczucia trwogi na wieść, że w jego firmie ma się odbyć kontrola skarbowa. Pojawiają się wtedy pytania: „dlaczego mają mnie kontrolować?”, „co zrobiłem nie tak?”, „czy na pewno wszystko w firmie jest w porządku?”. Można powiedzieć, że jest reakcja normalna, choć w wielu przypadkach raczej przesadzona. W poniższym tekście podpowiemy, jak przygotować się do kontroli i przeżyć ją bez stresu?

Ile może trwać kontrola urzędnicza?

Czas trwania urzędniczej kontroli w firmie jest regulowany przepisami i uzależniony od wielkości firmy – te z kolei określa się na podstawie ilości zatrudnianych pracowników oraz wysokości rocznego obrotu netto. A zatem zgodnie z prawem w mikroprzedsiębiorstwach kontrola może trwać maksymalnie 12 dni roboczych, w małych firmach 18, zaś w średnich – 24 dni robocze. We wszystkich pozostałych przedsiębiorstwach kontrole muszą zmieścić się w okresie wynoszącym 48 dni roboczych.

- Warto o tym pamiętać, jak również o tym, że osoby wykonujące kontrolę mają obowiązek przestrzegać przepisów BHP, zaś kontrola nie może być przeprowadzana niejawnie, bez udziału właściciela firmy lub jego pełnomocnika – mówi przedstawiciel firmy Epsilon -   Jeśli mamy jakiekolwiek zastrzeżenia co do prawidłowości wykonywania kontroli, możemy zgłosić je do urzędu skarbowego.

Zawiadomienie o kontroli

Często powtarzanym mitem dotyczącym kontroli skarbowych, jest to, że do jakiejś firmy kontrolerzy wpadli z zaskoczenia. W rzeczywistości każda kontrola musi być zapowiedziana co najmniej 7 dni wcześniej. Ponadto urząd skarbowy ma obowiązek poinformować nas w zawiadomieniu o tym, czego będzie dotyczyć kontrola. Ma to bardzo duże znaczenie, ponieważ daje nam możliwość odmówienia dostępu do dokumentów, które nie podlegają danej kontroli.

Przygotowanie dokumentów i poprawa błędów

Skoro mowa o dokumentach – należy je oczywiście przygotować. Problematyczne mogą okazać się te wykonane w obcym języku, np. umowy podpisywane z zagranicznymi kontrahentami. Jeśli w naszej dokumentacji znajdują się takie akta, powinniśmy je przetłumaczyć – w tym celu korzystamy z usług tłumacza przysięgłego, ponieważ tylko takie tłumaczenie są dla urzędu wiążące. Czas, który pozostał nam do kontroli powinniśmy również wykorzystać do poprawy ewentualnych błędów w dokumentacji, np. wykonania brakujących wpisów w KPiR lub uregulowania zaległości podatkowych.

Przygotowanie firmy

W czasie kontroli urzędnicy mogą chcieć zajrzeć do zajmowanych przez naszą firmę pomieszczeń. Powinniśmy im to umożliwić. Naszym obowiązkiem jest również przygotowanie warunków do wykonania kontroli, najlepiej osobnego pomieszczenia. Przed kontrolę powinniśmy również zebrać wszystkie dokumenty, ujęte w zakresie znajdującym się w zawiadomieniu o kontroli – unikniemy w ten sposób stresu, spowodowanego przeszukiwaniem dokumentacji na ostatnią chwilę. Jeśli sami nie jesteśmy w stanie uczestniczyć w kontroli skarbowej, powinniśmy wyznaczyć pełnomocnika, która udostępni dokumenty kontrolerom – pamiętajmy, że pełnomocnictwo należy zgłosić w formie pisemnej do naczelnika urzędu skarbowego oraz do prezydenta miasta lub wójta.