Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Ewidencjonowanie zysków oraz wydatków firmy jest możliwe między innymi dzięki księdze przychodów i rozchodów. Jednak tylko niektóre firmy mogą wykorzystywać ją do rozliczeń z fiskusem oraz do księgowania faktur, rachunków, wpływów na konto. Dowiedz się, w jaki sposób należy prowadzić księgę przychodów i rozchodów oraz kiedy można zdecydować się na taką formę ewidencjonowania finansów firmy.

Księga przychodów i rozchodów – czym jest i kto musi ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR) pozwala na ewidencjowanie wszystkich operacji finansowych dokonanych przez podmiot gospodarczy. Ujęte są tam wszelkie wydatki firmy, takie jak wypłaty wynagrodzeń dla pracowników, zakup sprzętu oraz zyski związane z prowadzeniem działalności, sprzedażą dóbr lub świadczeniem usług.

Tylko niektórzy przedsiębiorcy mogą prowadzić księgowość w formie KPiR. Jest to możliwe wyłącznie w przypadku spółek jawnych, cywilnych, partnerskich oraz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Warunkiem jest jednak, aby przychód netto tych podmiotów nie przekraczał kwoty 2.000.000 euro po jej przeliczeniu na złotówki według kursu NBP.

Oprócz tego tę formę ewidencjonowania przychodów i rozchodów muszą wybrać:

• przedsiębiorcy zajmujący się produkcją rolną – o ile wyrażą taką wolę;
• duchowni, którzy zrezygnowali z odprowadzania zryczałtowanego podatku dochodowego;
• armatorzy;
• ci, którzy wykonują działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych oraz umów zlecenia.

Jak powinna być prowadzona księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona w tym samym dniu, w którym ma miejsce rejestracja firmy – w przypadku osób dopiero rozpoczynających swoją działalność. Poza tym przedsiębiorca jest zobowiązany, aby zaczynać ją prowadzić zawsze od początku roku podatkowego, czyli od 1 stycznia. Jeżeli prowadzenie KPiR zostanie powierzone biuru rachunkowemu, przedsiębiorca musi zgłosić ten fakt do naczelnika urzędu skarbowego. Ma no to 7 dni, począwszy od dnia rozpoczęcia współpracy z takim biurem.

Ewidencja przychodów i rozchodów powinna być prowadzona po pierwsze rzetelnie, a po drugie niewadliwe. Oznacza to, że musi wiernie odzwierciedlać rzeczywisty stan finansów oraz że nie może zawierać błędów.

 -  W przypadku prowadzenia dokumentacji księgowej nie może być mowy o żadnych błędach. Dotyczy to także KPiR. Składa się ona z 17 kolumn, które należy skrupulatnie uzupełniać. Jeżeli właściciel firmy nie ma odpowiednich kompetencji, wiedzy i nie czuje się na siłach, aby prowadzić taką ewidencję, dla własnego dobra powinien nawiązać współpracę z biurem rachunkowym – mówi ekspert z  Biura Prawniczo-Księgowego s.c. Krystyna Katarzyna Adam Wawrzynek w Katowicach.

Warto wiedzieć, że księga przychodów i rozchodów może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jak można się domyślić, częściej wybierany jest ten drugi wariant.