Jak dbać o bezpieczeństwo danych w firmie? Szafy na dokumenty
Choć coraz więcej danych jest wytwarzanych i przechowywanych tylko w formie elektronicznej, to wciąż w firmach i instytucjach powstaje sporo dokumentów papierowych. Ze względu na obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych oraz potrzebę zachowania w tajemnicy różnych informacji na temat działań firmy czy jej planów konieczne jest stosowanie zabezpieczeń w postaci odpowiednich szaf na dokumenty.
Jakie informacje powinny podlegać ochronie?
Każda firma przechowuje wiele danych, które nie powinny trafić w ręce osób, które nie posiadają odpowiedniego upoważnienia. Dotyczy to zarówno informacji na temat bieżącej działalności firmy – jej dokumentów finansowych, opracowań na temat używanych technologii czy metod produkcji, a także informacji handlowych oraz związanych z podejmowanymi działaniami marketingowymi, jak i planowanym rozwojem. Chronione muszą być rozważane inwestycje, np. zakupy maszyn i urządzeń, ale też wybrane przez kierownictwo strategie rynkowe. Odpowiednio zabezpieczyć należy posiadane dane osobowe, przy czym nie chodzi tu tylko o te, które dotyczą klientów firmy lub osób z nią współpracujących, ale również zatrudnionych pracowników.
Zaostrzone przepisy wymagające lepszej ochrony gromadzonych danych wynikają w dużej mierze z regulacji związanych z dyrektywą o RODO. W ramach odpowiedniego zabezpieczenia danych konieczne jest stworzenie właściwych procedur, rejestrowanie pozyskanych informacji i ich obsługa eliminująca ryzyko wycieku oraz zapewnienie solidnej fizycznej ochrony przechowywanych papierów. W większości sytuacji zbieranie informacji, które podlegają wymogom RODO, będzie powodowało konieczność posiadania szafy na dokumenty z odpowiednim zamknięciem. Ważne będzie również zabezpieczenie kluczy, zarówno tego, który umożliwia otwarcie samej szafy, jak i służącego do zamykania pomieszczenia, gdzie ma się ona znajdować – wyjaśnia przedstawiciel firmy SZB, która zajmuje się sprzedażą i instalowaniem zabezpieczeń.
Najskuteczniejsze metody zabezpieczenia przechowywanych dokumentów
Przepisy dotyczące przechowywania danych osobowych nie precyzują, jaką dokładnie ochronę powinny zapewniać używane do tego celu szafy czy inne meble biurowe. Zgodnie z postanowieniami dyrektywy muszą one jednak skutecznie uniemożliwiać dostęp osobom niepowołanym, przyjmuje się więc, że istnieje wymóg, by były one wyposażone w odpowiednie zamki oraz miały konstrukcję, która nie pozwoli na ich otwarcie bez posiadania klucza. Określenie typu wykorzystywanych do ochrony dokumentów szaf należy do osoby nadzorującej ten obszar działania firmy.
W większości przypadków przedsiębiorstwa, które podlegają wymogom dyrektywy, decydują się na zakup metalowych szaf na dokumenty, które są wyposażone w atestowane zamki. Taka ochrona jest zwykle wystarczająca w przypadku akt pracowniczych, teczek i skoroszytów z dokumentami zawierającymi dane osobowe czy informacjami na temat działania firmy. W miejscach, gdzie istnieje zagrożenie wybuchem pożaru, stosowane rozwiązania powinny również zapewniać odpowiedni stopień ochrony przeciwpożarowej, tak, by dokumenty nie uległy spaleniu lub zniszczeniu używanymi środkami gaśniczymi.
Bardziej restrykcyjne zasady obowiązują przy gromadzeniu dokumentów niejawnych objętymi klauzulami „poufne”, „tajne” oraz „ściśle tajne”. Obostrzenia tego rodzaju dotyczą zwykle firm, które w ramach swej działalności współpracują z przedsiębiorstwami lub instytucjami państwowymi, np. takimi, które mają związek z obronnością. Do magazynowania dokumentów z klauzulą „poufne” niezbędna jest szafa posiadająca klasę bezpieczeństwa A, dla klauzuli „tajne” wymagana jest klasa D, a przy przechowywaniu dokumentów oznaczonych jako „ściśle tajne” nie obejdzie się bez szafy w klasie C.
Dokumenty niejawne można przechowywać w szafach certyfikowanych do gromadzenia przedmiotów wartościowych. W takiej sytuacji w szafach zaliczanych do kategorii S1 można trzymać dokumenty niejawne z klauzulą „poufne”, w szafach klasy S2 papiery oznaczane jako „tajne”, a korzystając z szafy, dla której wystawiono certyfikat kategorii „0” dokumenty „ściśle tajne”.
Do właściwej ochrony gromadzonych przez firmę danych powinny być wykorzystywane środki zabezpieczenia technicznego, które oferują poziom bezpieczeństwa adekwatny do potrzeb. W przypadku akt i dokumentacji związanej z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa odpowiednie będą zwykle tzw. bezklasowe szafy metalowe, wyposażone w szczelne drzwi i zamki. Tam, gdzie przechowywane są szczególnie cenne informacje lub dokumenty opatrzone jedną z klauzul bezpieczeństwa, potrzebne będą szafy metalowe z właściwym atestem.
Podziel się:
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana
Polecane firmy
-
-
-
Hydraulika siłowa Zakuwanie przewodów hydraulicznych
48-200 Prudnik, Powstańców Śląskich 19
-
LESTON Leszek Hundsdorff
81-381 Gdynia, Świętojańska 99 lok. 1