Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?

Bezpieczne niszczenie dokumentów stało się obowiązkiem firm razem z wejściem w życie zasad RODO. Rozporządzenie to określa nie tylko wymagania dotyczące sposoby niszczenia, ale też różnego rodzaju przetwarzania danych. Każdy proces musi odbywać się w sposób, który zapewni danym należytą ochronę. Jak to robić i komu można zlecić wykonanie tego typu usługi?

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Zgodnie z Rozporządzaniem Ochronie Danych Osobowych obowiązującym od 25 maja 2018 roku, dokumenty zawierające wrażliwe dane muszą być niszczone w sposób, który uniemożliwi ich odtworzenie. Ponadto sam proces niszczenia należy przeprowadzać w odpowiednich warunkach. RODO wskazuje również na obowiązek niszczenia danych, które zbierane są na różnego rodzaju nośnikach, m.in. dyskach zewnętrznych i pendrive’ach. Po przeprowadzeniu utylizacji należy wypełnić odpowiedni protokół potwierdzający bezpieczne zniszczenie dokumentów i danych.

Jak niszczyć dokumenty w dużej firmie?

Małe przedsiębiorstwa, które muszą utylizować niewielką ilość dokumentów, często decydują się na ich samodzielne zniszczenie. W przypadku dużych firm, proces ten jest dużo bardziej pracochłonny i czasochłonny. Kontrolowanie go jest często bardzo trudne lub nawet niemożliwe i wymaga wygospodarowania dodatkowej powierzchni, a nierzadko również zatrudnienia dodatkowego pracownika. Z tego powodu wiele firm, korporacji, a także przychodni, szpitali, biur rachunkowych decyduje się na skorzystanie z usług bezpiecznego niszczenia dokumentów świadczonych przez zewnętrzną firmę.

Czy warto skorzystać z usług niszczenia dokumentów?

Niszczenie poufnych dokumentów warto przekazać profesjonalnej firmie zewnętrznej, która kompleksowo zajmie się całym procesem. Dzięki przekazaniu tego ważnego obowiązku profesjonalistom, niszczenie danych odbywa się zgodnie z określonymi standardami. W ten sposób administrator danych, którym zazwyczaj jest zleceniodawca, przekazuje odpowiedzialność za wykonanie usługi wykwalifikowanej firmie. Warto upewnić się, że przedsiębiorstwo dysponuje wymaganymi uprawnieniami i certyfikatami. Przykładem takiej firmy jest Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego, w której niszczenie dokumentów przeprowadzane jest zgodnie z normami DIN 66399.