Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

W każdej firmie niezależnie od branży i wielkości przedsiębiorstwa istnieją procesy biznesowe. Zarządzanie tymi procesami zapewnia przede wszystkim spójność przepływu informacji. Pełna widoczność procesów umożliwia również ich analizowanie i monitorowanie, a tym samym doskonalenie pod kątem redukcji kosztów i wzrostu efektywności. Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej.

Czym jest proces biznesowy?

Aby zrozumieć, na czym polega zarządzanie procesami biznesowymi, warto przybliżyć pojęcie samego procesu biznesowego. W wielkim skrócie jest to droga, która prowadzi od pomysłu do jego realizacji. Może to być na przykład sprzedaż produktów lub usług, realizowana przez odpowiednie sektory w firmie: dział produkcji, sprzedaży, obsługi klienta i inne. Konieczna jest współpraca różnych działów, aby proces mógł zostać zrealizowany. Czym proces różni się od projektu? Jest powtarzalny, a jego zmiany następują ewolucyjnie. Nie mają ściśle określonego terminu zakończenia. Zwykle są to procesy rutynowe, które można obserwować, analizować oraz, jeśli jest to potrzebne, modyfikować.

Aby możliwe było zarządzanie procesami biznesowymi, konieczne jest zidentyfikowanie wszystkich realizowanych w firmie procesów oraz zależności pomiędzy czynnościami wykonywanymi w ich ramach. Ważny jest przebieg procesów, pomiar czynności, początek i koniec oraz odpowiedzialność za poprawną obsługę. Każdy proces jest również powiązany z innymi procesami zachodzącymi w firmie, dlatego nie można skupiać się na pojedynczych działaniach – konieczne jest spojrzenie na przedsiębiorstwo i jego procesy całościowo.

Zarządzanie procesami biznesowymi. Na czym to polega?

Aby proces biznesowy mógł być zarządzany, musi zostać dokładnie opisany, mieć swoich wykonawców oraz dodatkowe zasoby (na przykład dostęp do danych). Jednocześnie musi posiadać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – dzięki nim możliwe będzie monitorowanie postępów. Przydatnym narzędziem jest mapowanie procesów biznesowych. Dzięki mapowaniu możliwe jest zidentyfikowanie procesów, ich właścicieli, danych wejściowych i wyjściowych oraz głównych użytkowników. Równocześnie zwiększa się świadomość istniejących procesów wśród kadry zarządzającej oraz widoczny jest poziom obsługi klientów, pracowników, kontrahentów lub dostawców. Mapa procesów stanowi narzędzie do zmian w organizacji firmy.

Dzięki wdrożeniu zmian poprawia się przepływ informacji, zwiększa się nadzór nad poszczególnymi działami, a także kontrola nad poszczególnymi etapami realizacji zadań. Jednocześnie możliwe jest wprowadzenie automatyzacji procesów, co przyczynia się do usprawnienia przepływu pracy (workflow), a także oszczędności czasu oraz wzrostu efektywności pracowników.

Od czego zacząć?

W zarządzaniu procesami biznesowymi niezwykle istotne jest, aby skoncentrować się na wszystkich aspektach procesów – w tym zasobów, które mogą zostać wykorzystane do jego realizacji. Celem jest optymalizacja procesów, a więc podniesienie efektywności działania, z jednoczesną redukcją kosztów.

Zarządzanie procesami biznesowymi musi rozpocząć się od rzetelnej analizy oraz pomiaru procesów biznesowych – mówi specjalista z Nova Praxis. – Dopiero na tej podstawie możliwe jest wdrożenie zmian, które nie będą jedynie powierzchowne. Jednym z narzędzi jest wspomniane już mapowanie procesów. Kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi opiera się również na pomiarze procesów, optymalizacji oraz nadzorze przy zmianach, przygotowaniu kompletnych wzorców dokumentów, szkoleń, utworzenia instrukcji i procedur dla pracowników oraz managerów. Konieczny jest również stały monitoring procesów – tylko wówczas możliwa będzie weryfikacja skuteczności wprowadzonych zmian – dodaje specjalista.

Korzyści płynące z optymalizacji procesów biznesowych

Wyszczególnionymi procesami można łatwo zarządzać, a tym samym lepiej je optymalizować. Stąd wdrożenie systemu zarządzania procesami biznesowymi przynosi wymierne korzyści dla firmy. Stałe monitorowanie zmian i zachodzących procesów pozwala na obniżenie kosztów, z jednoczesnym zwiększeniem efektywności. Skraca się czas obsługi poszczególnych procesów, a działania są spójne i uporządkowane. Jednocześnie firma szybciej adaptuje się do zmian rynkowych oraz oczekiwań klientów. Automatyzacja przyspiesza oraz ułatwia pracę, skracając czas realizacji czynności. Ostatecznie, dzięki zarządzaniu procesami biznesowymi firma zyskuje od 10% do 20%.