Czy w każdym przypadku konieczna jest zgodna na przetwarzanie danych osobowych?

RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, to akt prawny, który unowocześnia i ujednolica przepisy o ochronie danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. Do jego przestrzegania zobowiązane są wszystkie organizacje. Dane osobowe według RODO są to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Rozporządzenie to ustanawia nowe i efektywne standardy bezpiecznego przetwarzania danych osobowych. Z tego artykułu dowiesz się, czym są dane osobowe, na czym polega ich przetwarzanie i czy zawsze potrzebna jest zgoda na ich przetwarzanie.

Czym są dane osobowe?

Skuteczna ochrona danych osobowych to powód, dla którego powstało RODO. Jest więc niezwykle ważne, aby dobrze zrozumieć, czym są takie dane. Według rozporządzenia RODO są to informacje identyfikujące osobę fizyczną (m.in. imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu osobistego), dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności gospodarczej), dane o osobach fizycznych powszechnie dostępnych (np. informacje o charakterze służbowym umieszczone na stronie internetowej firmy (np. imię, nazwisko, służbowy adres e-mail), a także dane umieszczone w jawnych rejestrach (np. CEIDG czy KRS). Danymi osobowymi są również pozostałe informacje, jeżeli pozwalają na pośrednią identyfikację osoby fizycznej (np. nr pracownika w systemie). Dane osobowe to także dane charakteryzujące daną osobę (np. dane dotyczące zachowań, zdrowia itp.)

Danymi osobowymi nie są natomiast informacje dotyczące instytucji (np. nazwa spółki prawa handlowego, jej NIP, REGON i adres siedziby), informacje zanonimizowane, czyli pozbawione czynnika identyfikującego, informacje statystyczne, których nie można powiązać z konkretnymi osobami fizycznymi oraz informacje ogólnikowe.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przez przetwarzanie danych osobowych w świetle przepisów RODO rozumiemy operację lub zestaw operacji, które są wykonywane na danych osobowych albo zestawach danych osobowych. Może być to realizowane w sposób zautomatyzowany albo niezautomatyzowany. Jest to więc np.: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie przez przesłanie, rozpowszechnianie albo innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie, łączenie, ograniczanie, usuwanie oraz niszczenie.

Przetwarzanie danych osobowych to według przepisów RODO proces rozumiany w szerokim zakresie. Każda organizacja przetwarza więc jakieś dane osobowe. Aby móc to robić w sposób legalny, musi mieć do tego podstawę prawną. Jeżeli chcesz mieć pewność, że przetwarzasz dane osobowe w legalny sposób, warto skorzystać z usługi RODO czy usług doradczych, które świadczy m.in. firma E-QSM Consulting.

Czym jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

Zgodna na przetwarzanie danych osobowych to jedna z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych. Jest to zgoda wyrażona przez osobę, której dane dotyczą. Według przepisów RODO jest to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, w którym osoba, której dane dotyczą, przyzwala w formie oświadczenia albo wyraźnego działania potwierdzającego na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Zgoda może więc mieć formę pisemnego, elektronicznego albo ustnego oświadczenia. Zgoda może również wynikać z zachowania (np. dobrowolnego przesłania materiałów na swój temat takich jak: CV czy wizytówka).

RODO określa też, jaki zakres informacji o procesie przetwarzania danych trzeba przekazać osobie, której dane będą przetwarzane. Jest to m.in. tożsamość administratora oraz zamierzone cele przetwarzania, zakres danych, podstawa prawna czy okres przetwarzania. . W wielu sytuacjach wystarczy jedna zgoda na przetwarzanie danych osobowych w kilku różnych celach. Prawidłowo wyrażona zgoda legalizuje proces przetwarzania danych osobowych.

W jakich przypadkach zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczna?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest potrzebna, gdy dysponuje się jakąkolwiek (wystarczy nawet jedną) przesłanką legalności przetwarzania danych osobowych. Przesłankami legalności nazywa się warunki, jakie musisz spełnić, aby móc legalnie przetwarzać dane osobowe. Są to np.: wykonanie umowy, obowiązek prawny (np. przechowywania danych dot. zamówienia i płatności). Jeżeli więc dysponujesz już jakąś przesłanką legalności przetwarzania danych osobowych, nie musisz zbierać dodatkowych zgód na przetwarzanie danych osobowych. 

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest również potrzebna, jeżeli ich przetwarzanie wynika z obowiązku nałożonego przez inny niż RODO akt prawny (np. Kodeks Pracy, Kodeks Cywilny, Ustawa o rachunkowości). W takiej sytuacji możesz legalnie przetwarzać dane osobowe bez uzyskiwania zgody. Dzięki temu ograniczysz formalizmy, oszczędzisz sobie pracy, a Twój klient czy kontrahent będzie zadowolony, gdyż nie będzie musiał co chwila udzielać zgód na przetwarzanie swoich danych.