Co składa się na dokumentację systemów zarządzania?

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu zarządzania jakością. Ten proces, poza spełnieniem wszystkich wymagań wybranego systemu oraz przeszkolenia pracowników, obejmuje również prowadzenie udokumentowanych informacji, które w większości norm, np. ISO 9001, są obowiązkowe, a tematy, jakich maja dotyczyć – bardzo dokładnie określone. Aby ustalić, jakie udokumentowane informacje sporządzać i archiwizować oraz kto będzie za to odpowiedzialny w danej organizacji, opracowuje się dokumentację danego systemu. Jakie są korzyści z dokumentowania systemów zarządzania i jakie dokumenty są wymagane?

Dlaczego warto prowadzić dokumentację SZJ? 

Choć prowadzenie dokumentacji systemów zarządzania jakością może wydawać się początkowo skomplikowane, czasochłonne i wzbudzać niechęć do wypełniania kolejnych „papierów”, niesie za sobą wiele korzyści. Skrupulatne dokumentowanie poszczególnych procesów pozwala zachować przejrzystość, zwiększyć kontrolę działań, ujednolicić je, sporządzać udokumentowane informacje, a także szybko wdrażać nowych pracowników. Dodatkową zaletą jest możliwość udowodnienia zgodności zarządzania jakością z wymaganiami danej normy. Aktualna i kompletna dokumentacja znacznie ułatwia również przeprowadzenie audytu oraz stanowi jasne wytyczne dla pracowników, nierzadko pozwalając im uniknąć popełnienia kosztownych dla firmy błędów.

Wdrożenie ISO lub innych systemów zarządzania jakością warto potraktować zatem jako doskonałą okazję do optymalizacji prowadzonej dokumentacji, co w dalszej perspektywie przełoży się na większą efektywność całego przedsiębiorstwa.

Jakie dokumenty są wymagane w systemie zarządzania jakością? 

Dokumentacja systemowa, czyli zbiór dokumentów potwierdzających działanie danej organizacji zgodnie z wybraną normą jakościową, dzieli się na kategorie. W przypadku najczęściej wdrażanych norm ISO (ISO 9001 Systemu Zarządzania Jakością, 14001 Systemu Zarządzania Środowiskowego oraz ISO 45001 Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy) są to w kolejności od najważniejszych:

• księga systemu zarządzania (niewymagana normą)
• procedury,
• instrukcje,
• zarządzenia wewnętrzne.

Księga systemu zarządzania (np. jakości)  zawiera ogólny zarys danego systemu zarządzania obowiązującego w firmie. Na przykład w Księdze Jakości powinien się znaleźć zakres systemu zarządzania jakością, wyłączenia z tego systemu, udokumentowane procedury i tzw. mapa procesów. Zwykle w skład księgi wchodzi również deklaracja polityki jakości. Procedury to informacje dotyczące przeprowadzania audytów, działań korygujących i postępowania z produktami niezgodnymi, natomiast instrukcje przedstawiają szczegółowe wytyczne odnoszące się do konkretnych zadań.

Prawidłowe przygotowanie dokumentacji jest kluczowe, warto zatem powierzyć to zadanie specjalistom takim jak biuro konsultacyjno-usługowe ADVISORY w Szczecinie. Konsultanci pomogą utworzyć strukturę dokumentacji i przeprowadzą szkolenie z jej prowadzenia, rozwiewając wątpliwości i służąc pomocą w najbardziej złożonych czy problematycznych kwestiach.