Archiwum elektroniczne - rozwiązanie przyszłości?

Problemem sporej ilości firm jest obszerna ilość zgromadzonych dokumentów. Ta kwestia dotyczy zarówno małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, które przechowują mnóstwo papierowych wersji dokumentacji. Dodatkowo sam system segregowania, czy szukania potrzebnych w danym momencie pism jest kolejnym wyzwaniem. Jak ułatwić sobie tę kwestię? Wystarczy zaufać nowoczesnym rozwiązaniom i postawić na elektroniczne przechowywanie danych.

Archiwum elektroniczne - sposób na szybką i wygodną pracę

Czym dokładnie jest tworzenie elektronicznego archiwum danych? Proces ten określany jest mianem digitalizacji dokumentów i polega na tworzeniu wersji cyfrowych dokumentacji elektronicznej oraz papierowej. W skrócie oznacza to przekształcenie wersji analogowej do wersji cyfrowej. Dzięki utworzeniu elektronicznego archiwum możliwe jest zmniejszenie ilości koniecznych w biurze pism i dużo łatwiejsze ich posegregowanie. Dodatkowo sam proces szukania potrzebnych w danym momencie informacji jest dużo prostszy niż analogowe odszukiwanie w archiwum firmy potrzebnych dokumentów. Cały proces tworzenia elektronicznego archiwum polega na dokładnym przeskanowaniu dokumentów firmy do zabezpieczonego formatu obrazu. Dzięki zastosowanej nowoczesnej technologii oraz sprzętowi otrzymuje się wysokiej jakości plik w kompaktowym rozmiarze.

Elektroniczne archiwum – podstawowe wskazówki

Każda firma ma obowiązek przechowywania przyjmowanych dokumentów przez odpowiednio długi czas. Określa to nie tylko prawo, ale również indywidualne umowy z klientami. Oznacza to, że na przestrzeni lat duże przedsiębiorstwo – gromadzi niezliczona ilość dokumentów. Dotyczą one między innymi:

• działalności firmy,
• umów z klientami,
• umów z pracownikami,
• wielu innych istotnych kwestii.

Dodatkowo prowadzone przez firmę archiwum nie może być chaotyczne – również ta kwestia jest określona przez prawo. Dokumentacja powinna być zatem posegregowana, a wyszukiwanie odpowiednich danych nie powinno być utrudnione. Archiwum elektroniczne pozwala na długoletnie przechowywanie dokumentów. Poprzez odpowiednie katalogowanie dokumentacji na poziomie skanowania dokumentów, zostają one później automatycznie posortowane według ustalonego klucza. Przeszukiwanie archiwum staje się zatem nie tylko dużo łatwiejsze, ale co najważniejsze zajmuje zdecydowanie mniej czasu.

Archiwum elektroniczne – czy warto korzystać z tej opcji?

Specjalista z firmy E.VOLUTION zauważa: Możliwość elektronicznej archiwizacji dokumentów jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Warto jednak podkreślić, że ze względu na konkretne wytyczne, bardzo ciężko jest przeprowadzić akcję archiwizacji dokumentacji z udziałem pracowników danej firmy lub własnego działu IT.

W takich sytuacjach najlepiej jest powierzyć to zadanie firmie zewnętrznej, wyspecjalizowanej w tego typu działaniach. Dzięki ich wiedzy stworzone zostaną reguły oraz ustawienia, na podstawie których, pracownicy danej firmy będą mogli swobodnie działać.