Wybieramy drukarkę fiskalną - na co zwrócić uwagę?

Kasa i drukarka fiskalna to dwa urządzenia o tej samej funkcji, ale innym sposobie działania. Kasy fiskalne pracują samodzielnie, a firmowa baza towarów i usług jest programowana bezpośrednio w urządzeniu. Z kolei do obsługi drukarki fiskalnej niezbędny jest osobny komputer ze specjalnym oprogramowaniem sprzedażowym. To właśnie zewnętrzny program zbiera dane na temat obrotu handlowego i zapisuje je w pamięci drukarki.

Kiedy warto wybrać drukarkę fiskalną?

Korzystanie z pojedynczego, samodzielnego urządzenia, jakim jest kasa fiskalna, wydaje się wygodnym rozwiązaniem. Jednak stosowanie kas wiąże się z pewnymi ograniczeniami. Najważniejszym z nich jest konieczność wprowadzania do urządzenia całej bazy produktów i bieżącego uzupełnianie jej w miarę poszerzania się asortymentu. Samodzielne wykonanie tego zadania bywa trudne, w związku z czym przedsiębiorcy często zwracają się po pomoc do serwisu. Współpraca drukarki fiskalnej z systemem komputerowym pozwala na wykonywanie za pomocą urządzenia znacznie bardziej skomplikowanych czynności, ograniczonych wyłącznie funkcjonalnością samego systemu sprzedażowego. Drukarki fiskalne mogą być wykorzystywane do łatwego i szybkiego drukowania rozmaitych raportów i analiz, co jest bardzo istotne dla prowadzenia rzetelnej ewidencji sprzedaży.

Przeczytaj również: Jakie funkcje powinno mieć dobre oprogramowanie dla gastronomii?

W praktyce drukarki fiskalne są najlepszym rozwiązaniem dla małych przedsiębiorstw, z ofertą ograniczoną do niewielkiej grupy asortymentowej czy usługowej. Kasa sprawdzi się w kiosku, niedużym sklepie osiedlowym, piekarni, lokalnym zakładzie fryzjerskim – mówi specjalista z firmy Grafix-Bis w Szczecinie. Z kolei w większych punktach handlowych i usługowych, gdzie codziennie sprzedawane są bardzo duże ilości towarów i świadczone zróżnicowane usługi, najwygodniejszą i najbezpieczniejszą opcją będzie drukarka fiskalna. Korzystanie z zestawu program + drukarka umożliwia sprzedawcom szybki wgląd w bazy produktowe, bieżące aktualizowanie stanów magazynowych, automatyczne naliczanie promocji, wystawianie faktur i proste wykonywanie wielu innych operacji. Przy sprzedaży aktualizowane są stany magazynowe/sklepowe zapasów towarowych.

Jak wybrać drukarkę fiskalną?

Pierwszym i podstawowym kryterium wyboru drukarki fiskalnej jest jej kompatybilność z systemem sprzedażowym. Kolejną ważną kwestią jest sposób komunikacji drukarki z komputerem, a więc rodzaj portów komunikacyjnych. Większość drukarek fiskalnych daje możliwość podłączenia do komputera za pomocą USB i RS-232. Wybierając drukarkę fiskalną, dobrze jest brać pod uwagę przyszłą wygodę jej użytkowania. Drukarka nie powinna nastręczać żadnych trudności w obsłudze, ważne jest zatem, by mieściła możliwie dużą rolkę papieru oraz aby wymiana rolki odbywała się szybko i sprawnie. Ponieważ zakup urządzenia fiskalnego wiąże się ze sporym wydatkiem, warto wybierać urządzenia solidne i niezawodne. Kupując drukarkę, zwróć uwagę na to, czy sprzedawca zapewnia serwis i gwarancję oraz jakie komponenty są nią objęte. 

Przeczytaj również: Jaki jest główny cel i konsekwencje wprowadzenia kas fiskalnych online?

Przeczytaj również: Kasy idealne dla zakładów usługowych